Fluxo de caixa na prática: do registro do passado à projeção das próximas semanas

A maioria das empresas que dizem ter fluxo de caixa tem, na verdade, um registro do que já entrou e saiu. É útil, mas não evita a surpresa de amanhã. O que evita surpresa é o fluxo projetado.

O problema

Quando o caixa só olha para trás:

• a conta chega antes do dinheiro e a solução vira empréstimo ou atraso;
• decisões de compra e investimento são tomadas sem saber o saldo das próximas semanas;
• a empresa pode até ter lucro no DRE e, mesmo assim, faltar dinheiro.

O que um fluxo de caixa útil tem

1. Saldo inicial real, conferido com o banco (conciliação bancária).
2. Entradas previstas por data: vendas a receber, por prazo e forma de pagamento.
3. Saídas previstas por data: fornecedores, folha, impostos, parcelas, pró-labore.
4. Saldo projetado dia a dia ou semana a semana, para as próximas 8 a 12 semanas.
5. Categorias que conversem com o plano de contas, para o fluxo e o DRE falarem a mesma língua.

A rotina que mantém o fluxo vivo

Sem rotina, o fluxo envelhece em duas semanas. Uma rotina simples:

• Diariamente: lançar o que entrou e saiu e atualizar as previsões que mudaram.
• Semanalmente: olhar as próximas semanas, decidir o que pagar primeiro se faltar e cobrar os atrasados.
• Mensalmente: conciliar com o banco, comparar o previsto com o realizado e entender as diferenças.

É um ciclo de PDCA: planejar o caixa, executar, comparar e corrigir.

Sinais de que o fluxo não está funcionando

• O saldo do sistema não bate com o do banco.
• Pagamentos são feitos "conforme lembramos ou somos cobrados".
• A inadimplência só aparece quando alguém procura o cliente.
• Retiradas dos sócios saem do caixa sem regra.

Por onde começar

Comece pequeno: uma planilha ou o módulo financeiro do sistema com as próximas oito semanas, atualizado toda segunda-feira. O mais importante não é a ferramenta, é a disciplina de atualizar e de olhar antes de decidir.

Em seguida, separe o que é da empresa e o que é dos sócios (pró-labore e distribuição de lucros) e acompanhe o ponto de equilíbrio para saber se o problema é de caixa ou de resultado.

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